Event registration – Terms and Conditions / Registrazione all’evento – Termini e condizioni

Event Registration – Terms and Conditions

1. Event Registration

By registering for the Launch of the Italian Presidency of the EU Strategy for the Adriatic and Ionian Region (EUSAIR), participants agree to these Terms and Conditions.

Participation in the event is subject to confirmation by the event organisers. Registered participants will receive confirmation and further practical information by email.

2. Processing of Personal Data (GDPR)

The personal data provided through the registration form will be processed solely for the purposes of organising and managing the event, including:

• processing and managing event registrations;
• issuing accreditations and managing access to the venue;
• communicating practical information regarding the event, including programme updates, logistics and organisational arrangements;
• sharing personal data with service providers acting on behalf of the organisers where necessary for the organisation of the event.

Personal data will be processed by the Ministry of Cohesion and Regional Development (Slovenia), the Presidency of the Council of Ministers – Department for Cohesion Policies (Italy), and the Ministry of Foreign Affairs and International Cooperation (Italy), in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR) and applicable national legislation.

3. Cancellation of Registration

If you are unable to attend, please notify the organisers by email using the contact details provided in your registration confirmation. Cancellation becomes effective upon acknowledgement of receipt by the organisers.

4. Photography and Video Recording

Please note that photographs and video recordings will be taken throughout the event for communication, information and promotional purposes related to EUSAIR and the activities of the organising institutions.

By attending the event, participants acknowledge that photographs and audiovisual recordings in which they may appear may be used by the Ministry of Cohesion and Regional Development (Slovenia), the Presidency of the Council of Ministers – Department for Cohesion Policies (Italy), and the Ministry of Foreign Affairs and International Cooperation (Italy). Such materials may be published through websites, social media channels, publications and other communication and dissemination tools of the organising institutions.

Participants who do not wish to be photographed or recorded are kindly requested to inform the organisers in writing before the start of the event. The organisers will make reasonable efforts to respect such requests.

5. Use of Social Media

Participants are welcome and encouraged to share their experience of the event on social media while observing the following good practices.

Please:

• use the official event hashtag communicated during the event;
• share information about the event and its sessions while respecting the confidentiality of unpublished information or data presented by speakers;
• maintain a respectful and professional tone in all communications;
• keep mobile phones and other electronic devices on silent mode during sessions.

Please do not:

• publish or redistribute unpublished research findings or confidential information presented during the event;
• use offensive, discriminatory or inappropriate language;
• engage in personal attacks or disrespectful behaviour towards speakers or other participants.

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Registrazione all’evento – Termini e Condizioni

1. Registrazione all’evento

Registrandosi alla Conferenza di lancio della Presidenza italiana della Strategia dell’Unione europea per la Regione Adriatico-Ionica (EUSAIR), il partecipante accetta i presenti Termini e Condizioni.

La partecipazione all’evento è soggetta alla conferma da parte degli organizzatori. I partecipanti registrati riceveranno via e-mail la conferma dell’iscrizione e le successive informazioni pratiche relative all’evento.

2. Trattamento dei dati personali (GDPR)

I dati personali forniti attraverso il modulo di registrazione saranno trattati esclusivamente per le finalità connesse all’organizzazione e alla gestione dell’evento, tra cui:

• gestione della registrazione dei partecipanti;
• rilascio degli accrediti e gestione dell’accesso alla sede dell’evento;
• invio di comunicazioni relative all’evento, comprese eventuali modifiche al programma, informazioni logistiche e organizzative;
• condivisione dei dati personali con fornitori di servizi incaricati dagli organizzatori, ove necessario per l’organizzazione dell’evento.

I dati personali saranno trattati dal Ministero per la Coesione e lo Sviluppo Regionale (Slovenia), dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per le Politiche di Coesione (Italia) e dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (Italia), in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione dei dati – GDPR) e alla normativa nazionale applicabile.

3. Annullamento della registrazione

Qualora non fosse più possibile partecipare all’evento, si prega di comunicarlo via e-mail all’indirizzo indicato nella conferma di registrazione. La cancellazione sarà considerata effettiva solo dopo la conferma di ricezione da parte degli organizzatori.

4. Fotografie e registrazioni audiovisive

Durante l’evento saranno effettuate fotografie e riprese audiovisive per finalità di comunicazione, informazione e promozione delle attività connesse all’EUSAIR e delle istituzioni organizzatrici.

Con la partecipazione all’evento, i partecipanti prendono atto che fotografie e registrazioni audiovisive nelle quali potrebbero comparire potranno essere utilizzate dal Ministero per la Coesione e lo Sviluppo Regionale (Slovenia), dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per le Politiche di Coesione (Italia) e dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (Italia). Tali materiali potranno essere pubblicati e diffusi attraverso siti web, canali social, pubblicazioni e altri strumenti di comunicazione e divulgazione delle suddette amministrazioni.

I partecipanti che non desiderano essere fotografati o ripresi sono invitati a comunicarlo per iscritto agli organizzatori prima dell’inizio dell’evento. Gli organizzatori faranno quanto ragionevolmente possibile per rispettare tale richiesta.

5. Utilizzo dei social media

L’utilizzo dei social media da parte dei partecipanti è benvenuto e incoraggiato. Si invita tuttavia a rispettare le seguenti buone pratiche.

Si prega di:

• utilizzare l’hashtag ufficiale dell’evento comunicato dagli organizzatori;
• condividere contenuti relativi all’evento e alle singole sessioni nel rispetto della riservatezza di eventuali informazioni o dati non ancora pubblicati presentati dai relatori;
• mantenere sempre un tono rispettoso e professionale;
• tenere telefoni cellulari e altri dispositivi elettronici in modalità silenziosa durante le sessioni.

Si prega di non:

• pubblicare o diffondere risultati di ricerca non ancora pubblicati o altre informazioni riservate presentate durante l’evento;
• utilizzare un linguaggio offensivo, discriminatorio o inappropriato;
• assumere comportamenti offensivi o rivolgere attacchi personali nei confronti dei relatori o degli altri partecipanti.